Cases

Vores kunder har forskellige behov og bruger ConferenceCommunicator på forskellige måder. Fælles er ønsket at gøre planlægning og kommunikation lettere for dem som eventarrangører og at give deres eventdeltagere lettere adgang til information, mulighed for deltagerinvolvering samt mulighed for udvidelse af netværket. Vores kunder som arrangerer messer har også ønsket om at kunne tilbyde en ekstra service til deres udstillere via Messe-lead til øget leadgenerering samt at tilbyde dem en lettere måde at aflevere deres messemateriale på via TaskCommunicator. Nedenfor viser vi et udpluk af vores kunders brug og oplevelse af ConferenceCommunicator til din inspiration.

 



DANSK HRs store HR-messe: Træfpunkt HR®

Om HR-messen

DANSK HR, som er Danmarks største professionelle, uafhængige, netværksbaserede HR-organisation, holder hvert år i oktober Danmarks største og mest velbesøgte HR-messe: Træfpunkt HR®. Messen tiltrækker omkring 2500 HR- og personaleansvarlige og 150 udstillere, som udstiller en bred vifte af services og produkter inden for HR og personaleudvikling. Udover selve messen, er der også et stort aktivitets – og konferenceprogram for de besøgende. På messen kan besøgende opleve, hvad der sker inden for it-systemer, personaleordninger, lederudvikling, videreuddannelse, rekrutteringsværktøjer, m.m.

Case og udtalelse fra Communication Manager Marie Korsgaard fra DANSK HR

DANSK HR har været kunde på ConferenceCommunicator siden 2015 og har gradvis udvidet brugen til i 2017 at omfatte Messe-lead (udstiller-app), Event-app (Konference-app), Online tilmelding, Digital ankomstregistrering, Navneskilt, TaskCommunicator (automatiseret indhentning af messemateriale) og Beacon-konkurrence (konkurrence, nudging og mobil tracking).

Tilbud og service til udstillerne og messegæsterne med Messe-lead og Event-app

"I 2015 tilbød vi for første gang Messe-lead-app’en til udstillerne, så de kunne scanne de besøgende og dermed lette arbejdet med indsamling, administration og opfølgning af potentielle kunder. I 2016 udvidede vi samarbejdet med SortKaffe, så de besøgende fik gratis adgang til konference-app’en i ConferenceCommunicator, så de kunne få et nemt og hurtigt overblik over konferenceprogrammet og udstillerne", siger Communication Manager Marie Korsgaard.

Fuldt overblik over deltagernes registreringsstatus med tilmeldingssystem og ankomstregistrering

"I 2017 har vi valgt at udvide vores samarbejde med SortKaffe yderligere. Nu bruger vi også ConferenceCommunicator tilmeldingsmodul til indhentning af tilmeldinger. Samt digital ankomstregistrering til registrering af ankomne på selve messen. På denne måde har vi fuld overblik over deltagernes registreringsstatus. Det er rigtig fint, at tilmeldingssitet er blevet en integreret del af vores hjemmeside. Således vi holder det i egen stil, og det giver vores brugere en helhedsoplevelse", siger Marie Korsgaard.

Automatiseret indhentning af messemateriale med TaskCommunicator

"Endvidere har vi efterspurgt, og været med til at udvikle, en automatiseret løsning (TaskCommunicator) til indhentning af messemateriale fra udstillerne. Det er nu meget lettere for os at indhente materiale via ConferenceCommunicator fremfor endeløs email-kommunikation mellem udstillerne og os", siger Marie Korsgaard.

Konkurrence og nudging af messegæster ved brug af beacon-teknologi

"Vi har også efterspurgt implementering af beacon teknologi til at nudge de besøgende rundt i messehallen. De besøgende kan via deres smartphones finde "HR-præmier" i hallen, som kan være spændende rapporter, undersøgelser, whitepapers, værktøjer eller andet", siger Marie Korsgaard.

Yderst tilfredse med samarbejdet med SortKaffe – service og support er helt i top

"ConferenceCommunicator er meget simpel og brugervenlig – både back-end og selve app’en, tilmeldingen og TaskCommunicator. Vi er yderst tilfredse med samarbejdet med SortKaffe – service og support er helt i top, og produktet fungerer upåklageligt. De er meget fleksible i forhold til vores ønsker og har uden problemer udviklet specialdesignede dele i app’en samt nyudviklet TaskCommunicator i tæt samarbejde med os. SortKaffe leverer til tiden og det, de leverer, er i top. Er der den mindste tekniske udfordring, så er de altid til at få fat på og løser det med det samme", siger Marie Korsgaard.

For information om DANSK HR, se www.danskhr.dk

 



Dansk Fjernvarmes Landsmøde

Om Landsmødet

Dansk Fjernvarme er fjernvarmens brancheorganisation og dækker 99 % af fjernvarmeproduktionen i Danmark. Hvert efterår afholdes årets Landsmøde, som er Dansk Fjernvarmes største event på hele året. Landsmødet tiltrækker flest medlemmer, men besøges også af rigtig mange andre aktører i forsyningsbranchen. Deltagerantallet ligger som regel lidt over 2000 deltagere. Her får deltagerne den nyeste viden inden for branchen med et nyt tema hvert år inden for fjernvarme og energi. Der er altid en eller flere ministre på programmet med inspirerende indlæg, og i 2017 var det energi-, forsynings- og klimaminister Lars Chr. Lilleholt samt skatteminister Karsten Lauritzen. Derudover er der borgmestre og kommunaldirektører repræsenteret, samt forskellige spændende indlægsholdere, som i år bestyrelsesformand for Concito Connie Hedegaard.

Case og udtalelse fra Kommunikationskonsulent Simone Mørup Kristiansen fra Dansk Fjernvarme

Dansk Fjernvarme brugte for første gang en event-app (ConferenceCommunicator) til deres landsmøde d. 26. og 27. oktober 2017, som blev afholdt i Aalborg Kongres & Kultur Center.

Digitalisering af programmet med en event-app

Ønsket var at kunne præsentere programmet og praktisk information digitalt fremfor at sende et stort trykt program med posten, som tidligere gjort. Udover programmet, blev udstillerne præsenteret.

"Vi ville til årets landsmøde i 2017 tilbyde noget andet end et trykt program. Vi har mange politikere med i programmet og på grund af deres travle kalendere kan der forekomme en del ændringer til programmet. Derfor var det vigtigt for os at kunne præsentere programmet digitalt, hvor vi kunne foretage lynhurtige ændringer. Hele fredagens program blev i år ændret torsdag aften, dagen før programmet. Så der kom app´en virkelig til sin ret", siger Kommunikationskonsulent Simone Mørup Kristiansen.

Aktivering af deltagerne med brug af online spørgsmål

Endvidere ønskede Dansk Fjernvarme at kunne involvere og aktivere deltagerne i den store landsmødesal. Her brugte de onlinespørgsmål via app´en, således at deltagerne stillede spørgsmål i app´en, som ordstyreren kunne vise på storskærm og derefter lade indlægsholderne besvare. Der blev stillet 59 spørgsmål via app´en af 39 unikke deltagere.

"Udover at vise programmet, ønskede vi også at kunne aktivere deltagerne med online spørgsmål, da vi generelt oplever, at det kan være svært for deltagerne at stille de spørgsmål de sidder med – når man er i så stor en sal med 1300 tilhørere. Vi oplevede en meget større spørgelyst ved at deltagerne kunne stille spørgsmål via app´en, og derfor er app´en oplagt at bruge til at involvere deltagerne noget mere", siger Simone Mørup Kristiansen.

Flittig brug af event-app´en og nyttig indsigt i deltagernes brug

80 % af deltagerne downloadede app´en, og statistikken viste, at indholdet blev flittigt læst. Dansk Fjernvarme brugte også ConferenceCommunicator ankomstregistrering, både til at registrere alle ankomne deltagere, samt at registrere deltagernes adgang til frokost.

"Vi er positivt overrasket over, at så mange deltagere (80 %) har downloadet app´en, når det nu er første gang, vi brugte den. Der er mange, der har udtrykt glæde ved at bruge app´en, mens der selvfølgelig også har været nogle, som gerne vil have det trykte program tilbage. Vores deltagere skal lige vænne sig til at bruge en app og jeg er sikker på, at de bliver endnu mere glade for den næste år. Vi er glade for, at man via app´en kan trække statistik, både på brugen af app´en, samt på antal registrerede ankomne i de forskellige tidsperioder. Det gør det lettere for os at planlægge programmet næste gang", siger Simone Mørup Kristiansen fra Dansk Fjernvarme.

SortKaffe reagerer hurtigt på vores forespørgsler og input

"Vi oplever SortKaffe som en leverandør, der reagerer hurtigt på vores forespørgsler og input. Det gør det let for os at komme hurtigt videre, hvilket er meget vigtigt for os og for planlægningen af landsmødet", siger Simone Mørup Kristiansen.

For information om Dansk Fjernvarme, se www.danskfjernvarme.dk

Case og udtalelse fra Direktør Eva Lange Rasmussen fra FIF Marketing


Øget leadgenerering for messens mange udstillere med Messelead

FIF Marketing, der samarbejder med Dansk Fjernvarme om Landsmødet, tilbød ConferenceCommunicator Messelead til alle deres udstillere. Således kunne deres 126 udstillere scanne deltagernes kontaktinformationer, og dermed få en nem oversigt over deres leads. Dette tiltag blev vel modtaget af udstillerne.

"Vi ønskede at tilbyde vores udstillere en ekstra service i form af Messelead. Herigennem kunne de nemt få en oversigt over deres potentielle kunder og notere vigtige informationer ud fra samtalen med deres kunder – vel og mærke direkte i app´en. Vores udstillere tog godt imod tilbuddet og syntes, at det var en god måde at få et overblik over deres leads til brug for det efterfølgende opfølgningsarbejde", siger Direktør Eva Lange Rasmussen.

For information om FIF Marketing, se www.fif-marketing.dk

 



Dansk Vand – og Spildevandsforening - DANVA

Om DANVA

DANVA, som er interesseorganisation for alle, der arbejder professionelt med vand og spildevand, arrangerer flere konferencer årligt for deres medlemmer – herunder årsmøde.

Case og udtalelse fra Afdelingschef i formidling Lars Fischer fra DANVA.


Konferenceapp som supplerende tilbud til de besøgende

"Vi har brugt ConferenceCommunicator som konferenceapp ved flere af vores største konferencer. I app’en har vi samlet konferencens digitale program og praktisk information. Vi kan se på statistikken, at app’en har været livligt brugt under konferencerne, og dermed har den været et super godt supplerende tilbud til vores besøgende", siger Lars Fischer.

Brugervenligt og driftssikker system samt god service

"ConferenceCommunicator er brugervenligt og fleksibelt. Man kan forholdsvist let oprette indhold, det vises pænt, og man kan give sine besøgende et overblik over de forskellige spor. Systemet er driftssikker, og vi fik en – endda meget – god service fra SortKaffe, der både er kompetent og kundevenlig. Som kunde har jeg følt mig godt betjent", siger Lars Fischer.

For information om DANVA, se www.danva.dk

 



Planner Days – en konference for mødeplanlæggere

Om Planner Days

Planner Days er en 2-dages konference i Jylland for mødeplanlæggere – og rådgivere med formålet at klæde planlæggerne på med inspiration og værktøjer til at afholde endnu bedre konferencer. Deltagerne tæller også partnere som hoteller og leverandører af digitale eventløsninger. Konferencen byder på foredrag, workshop og netværksaktiviteter.

2016 var det Danske Konferencecentre, MCH Herning Kongrescenter, OrgaNicer og Radisson Blu Hotel Papirfabrikken, der stod bag – og i 2017 var det Danske Konferencecentre, OrgaNicer og N:O:W. Planner Days blev for første gang afholdt i Silkeborg d.7.-8. juni 2016. Emnerne var bl.a. teknologi til involvering af mødedeltagere og strukturering af evaluering, som ikke ender i skuffen. Planner Days blev for 2. år afholdt i Vejle d.13.-14.juni 2017. Emnerne var bl.a. fremtidens mødeformer, arbejdsglæde og digitale trends.

Case og udtalelse fra direktør Marlene H. Sylvester-Hvid fra Danske Konferencecentre og direktør Lars Hajslund fra N:O:W på vegne af Planner Days.


Tilbud til vores deltagere om samlet overblik over program og informatione

Planner Days har for 2. år i træk valgt, at bruge ConferenceCommunicator til kommunikation med deltagerne og visning af det digitale program og praktisk information, samt præsentation af konferencesteder og leverandører af digitale eventløsninger. Online evaluering, online quiz og deltager-chat, hvor deltagerne kan finde hinanden i den digitale deltagerliste og sende beskeder blev også benyttet.

"Vi valgte at bruge ConferenceCommunicator til Planner Days, for at sikre at alle deltagere havde et samlet overblik lige ved hånden hele tiden. Desuden kunne vi løbende sende beskeder ud til deltagerne, hvis vi fx gerne ville gøre opmærksom på en event. Og endelig var det rigtig smart, at man nemt kunne kontakte hinanden via App’en og aftale at mødes", siger Marlene H. Sylvester-Hvid.

Online quiz som værktøj til aktivering af deltagerne

"På Planner Days i 2017 udvidede vi vores samarbejde med SortKaffe vedrørende ConferenceCommunicator og inkluderede blandt andet en quiz i forløbet. Vi havde nogle busture, hvor deltagerne fik meget sjov ud af at lave en quiz om Vejle. ConferenceCommunicator lavede en timer, der talte ned til Quizzen og det var med til at få endnu flere til at bruge APP’en", siger Lars Hajslund.

SortKaffe er ualmindelige hjælpsomme og tager fantastisk ejerskab for opgaven

"I forbindelse med Planner Days 2016, skulle vi for første gang bruge app’en fra SortKaffe. De var ualmindelige hjælpsomme, hurtige og formåede oven i købet at foretage tekniske tilpasninger på ganske kort tid, så app’en blev endnu mere brugervenlig for os. Et meget tilfredsstillede samarbejde!", siger Marlene H. Sylvester-Hvid.

"Vi oplever, at der er en stor udvikling i viljen til at bruge APP’s og vi ser derfor frem til et fortsat samarbejde med SortKaffe. Og det er et samarbejde. SortKaffe tager et fantastisk ejerskab for opgaven og er tilstede med hjælp uanset opgavens karakter", siger Lars Hajslund.

For information om Planner Days, se www.plannerdays.dk

 



Danske Konferencecentres Inspirationsdag

Om Inspirationsdagen

Danske Konferencecentre (DKBS), som er en gratis bookingservice med over 70 konferencesteder over hele Danmark, gentager hvert år succesen med at holde inspirationsdag og netværksdag for mødebookere og mødearrangører.

Den 2. september 2016 blev Inspirationsdagen afholdt på Klampenborg Galopbane. Det var en dag fyldt med inspiration til konferencer i storbyen, til naturoplevelser og med fokus på fysiske aktiviteter. Mødebookerne og mødearrangørerne mødte medarbejdere fra 55 konferencesteder, som kunne give sparring og rådgivning på afholdelse af arrangementer. Der var alt fra traditionelle konferencehoteller over slotte til kroer og badehoteller.

Den 29. august 2017 blev Inspirationsdagen afholdt i Øksnehallen under temaet "Danmarks Magi" med fokus på fortryllende oplevelser og danske traditioner. Et af højdepunkterne var da Danmarks måske største illusionist, Jan Hellesøe, gæstede scenen og f****** med deltagernes hjerner. Der deltog 430 besøgende, som kunne besøge repræsentanter fra 55 konferencesteder.

Case og udtalelse fra Business Development Manager Mette Petersson fra DKBS


Brug af event-app, Messelead og tilmelding

ConferenceCommunicator blev blandt andet brugt som konferenceapp til visning af det digitale program og praktisk information, samt online evaluering. Deltagerne havde også mulighed for at sende beskeder til hinanden via chat-funktionen. Endvidere blev konferencestederne præsenteret i app´en med billeder og tekst som ekstra markedsføring. ConferenceCommunicator blev også brugt til Messe-lead (udstiller-app), således at konferencestederne kunne scanne mødearrangørenes kontaktinformationer og gemme dem på en let måde. I 2017 blev samarbejdet udvidet til også at omfatte ConferenceCommunicator tilmeldingssystem.

Let adgang til program samt ekstra markedsføringsplatform

"Vi oplevede ConferenceCommunicator som et brugervenligt og fleksibelt kommunikationsværktøj. Det var let at oprette indhold, og vi kunne kommunikere informationen på de måder vi ønskede. Både med program inddelt i spor, evaluering og præsentation af konferencestederne. Vi ønskede både at give mødebookerne let adgang til program og praktisk information om selve dagen, og give konferencestederne en ekstra markedsføringsplatform. Lige ledes ønskede vi at tilbyde udstillerne en nem måde at gemme kontakter og leads på.

Vi oplevede en god service fra SortKaffe. De var hurtige til at yde support og lytte til vores behov", siger Mette Petersson fra Danske Konferencesteder.

For information om Danske Konferencecentre, se www.dkbs.dk

 



Integra Advokater - Integra Friday

Om Integra Friday

"Vi er et højtspecialiseret advokatkontor og huser nogle af landets dygtigste advokater inden for IT- og immaterialret samt selskabsret. For os, er vores kundekontakt og pleje af kunderelationer meget vigtig, for at vi også kan yde den bedst mulige rådgivning. Vi arrangerer derfor med jævne mellemrum Integra Friday, hvor vi inviterer kunder, familie og venner af huset til et uformelt eftermiddagsarrangement, der hurtigt bliver til et aftenarrangement med højt humør", siger Advokat og Partner Robert Jønsson.

Automatisering af tilmeldinger med brugervenlig online platform

"Vi er meget begejstret for at bruge ConferenceCommunicator som tilmelding til vores Integra Fridays. I stedet for at indhente tilmeldingerne via emails, er vi nu gået over til at bruge denne online platform, der automatiserer processen og sparer os en masse tid. Ydermere er platformen brugervenlig og tilmeldingen bliver nu hostet i vores hjemmeside, hvilket skaber en genkendelighed hos brugeren og mere trafik for os. Desuden er servicen af højeste kvalitet", siger Advokat og Partner Robert Jønsson.

For information om Integra Advokater, se www.integralaw.dk

 



Aalborg Universitets Arbejdsmiljøkonference

Om Arbejdsmiljøkonferencen 2016

Aalborg Universitet, via Arbejdsmiljøsektionen, afholdte Arbejdsmiljøkonference d.27. september 2016 for 2. år i træk for medarbejdere fra Universitetets arbejdsmiljøorganisation. Omdrejningspunktet var Aalborgs Universitets´ "Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø på AAU". Formålet var, at få ny viden om arbejdsmiljø og drøfte vigtige emner for at fremme det gode arbejdsmiljø.

Case og udtalelse fra Arbejdsmiljøspecialist Tanja Busk Sloth fra arbejdsmiljøsektion, Aalborg Universitet.


Afstemningsfunktionen skaber større grad af deltagerinvolvering og læring under oplæg og i workshops

"Vi er meget begejstret for at bruge ConferenceCommunicator som tilmelding til vores Integra Fridays. I stedet for at indhente tilmeldingerne via emails, er vi nu gået over til at bruge denne online platform, der automatiserer processen og sparer os en masse tid. Ydermere er platformen brugervenlig og tilmeldingen bliver nu hostet i vores hjemmeside, hvilket skaber en genkendelighed hos brugeren og mere trafik for os. Desuden er servicen af højeste kvalitet", siger Advokat og Partner Robert Jønsson.

ConferenceCommunicator blev blandt andet brugt til at samle informationer som program og praktiske informationer, men det var især muligheden for øget deltagerinvolvering, ved brug af afstemning, der var i højsæde for Aalborg Universitets arbejdsmiljøsektion.

"I konferenceøjemed har det været let for os at samle oplysninger som program, kort over parkering, deltagerliste m.m. ét sted, fremfor endeløse informationsmails og mapper med papirer. Men det største potentiale ser jeg i afstemningsfunktionen, som skaber grobund for en større grad af deltagerinvolvering og læring under oplæg og i workshops. Når først man har følingen med systemet, er det let at oprette en hurtig afstemning alt efter, hvor dialogen bringer os hen.", siger Arbejdsmiljøspecialist Tanja Busk Sloth.

Har opnået god erfaring med ConferenceCommunicator

Jeg har opnået god erfaring med ConferenceCommunicator. Det er let at gå til, og ved tekniske udfordringer, har vi fået hurtig og god hjælp", siger Tanja Busk Sloth.  

 



Aalborg Universitets store e-sundhedskonference

Om e-sundhedskonferencen

Aalborg Universitet, via Arbejdsmiljøsektionen, afholdte Arbejdsmiljøkonference d.27. september 2016 for 2. år i træk for medarbejdere fra Universitetets arbejdsmiljøorganisation. Omdrejningspunktet var Aalborgs Universitets´ "Vision 2020 for det psykiske arbejdsmiljø på AAU". Formålet var, at få ny viden om arbejdsmiljø og drøfte vigtige emner for at fremme det gode arbejdsmiljø.

ConferenceCommunicator er for 3. år i træk brugt som digitalt program til den store e-sundhedskonference: E-sundhedsobservatoriet d.11.-12. oktober 2017.

Case og udtalelse fra Lektor Stig Kjær Andersen og web-ansvarlig for e-sundhedsobservatoriet Mathias Kragh Nielsen

Konferencen, som er forankret på Dansk Center for Sundhedsinformatik på Aalborg Universitet, tiltrækker omkring 5-600 deltagere.

App'en giver et professionelt udtryk for konferencen

"Konferencen behandler og diskuterer et bredt udsnit af informationsteknologiske tiltag i sundhedssektoren og har de sundhedsprofessionelle og it-professionelle som målgrupper. App'en giver et professionelt udtryk for konferencen", siger Lektor Stig Kjær Andersen.

God brugervenlighed med ConferenceCommunicator og god service og support fra SortKaffe

"Med ConferenceCommunicator opnåede vi en god brugervenlighed. Opstartsfasen var let pga. den brugervenlige opbygning af administrator-panelet. Der var god mulighed for tilpasning af design med henblik på konferencens tema. Programfunktionen fungerer fint, og den giver et nemt overblik for konferencens deltagere. Import af konferencedeltagere til administrator-panelet var let. Evaluering via app'en er klart et plus, da det gør det lettere for deltagerne at evaluere med det samme, hvorved svarprocenten øges. Det var vigtigt for os, at løsningen var responsiv på alle platforme.

Fra SortKaffe oplevede vi en god service og support, og lydhørhed for vores input til nye tiltag", siger web-ansvarlig for e-sundhedsobservatoriet.dk, Mathias kragh Nielsen, Dansk Center for Sundhedsinformatik på Aalborg Universitet.

For information om E-sundhedsobservatoriet, se 2017.e-sundhedsobservatoriet.dk

 



Eventbureauet Eventually

Case og udtalelse fra Kreativ Direktør & Partner Mads Zangenberg fra Eventually


Registrering af deltagere under hvert oplæg til 4 samtidige spor

Eventually er et event - og konferencebureau, der er kåret som årets eventbureau gennem flere år. For en af deres store internationale kunder skulle de, på to store konferencer i henholdsvis København og Oslo, bruge en nem digital ankomstregistrering til at registrere deltagernes deltagelse under hvert oplæg. Løsningen skulle håndtere hurtig ind- og udtjekning af deltagere til fire spor samtidig. Denne løsning leverede Sortkaffe. Med ConferenceCommunicator blev deltagernes QR kode med kontaktinformationer scannet, og Eventuallys kunde modtog en liste med præcis angivelse af hvilke deltagere, der deltog til de enkelte oplæg.

Servicen var i top, produktet virkede 100% fejlfrit og blev leveret til tiden

"Vores samarbejde med SortKaffe har været yderst tilfredsstillende. Med kort deadline løste SortKaffe vores behov for en konference- app specialudviklet til vores behov med mulighed for at scanne og registrere deltagerne ud fra kundens ønsker. Servicen var i top, produktet virkede 100% fejlfrit og blev leveret til tiden", siger Kreativ Direktør & Partner Mads Zangenberg.

For information om Eventually, se www.eventually.dk

 

 

 

 Tilbage   Materiale