TaskCommunicator - et modul i ConferenceCommunicator

TaskCommunicator er for dig, der arrangerer messer, og som ønsker at automatisere indsamling af messemateriale som messetekst, billeder og logo samt andet materiale. Det er for dig, der ønsker at spare tid samtidig med at gøre det lettere for dine udstillere.

TaskCommunicator er specielt nyttig til messer og udstillinger, men kan (faktisk) også bruges til indhentning af materiale til annoncekataloger.


Med TaskCommunicator:

  • gør du det let for udstillerne at aflevere messemateriale
  • sparer du tid på unødig manuelt arbejde, og bevarer overblikket
  • automatiserer du rykkerproceduren ved overskredet deadlines
  • gør det let for dig at indsamle og videresende materialet til din grafiker
  • opnår du en uundværlig sammenhæng med Event-App og UdstillerBooking

Erstat de manuelle processer med automatisering

I dag indhenter du som messearrangør (højst sandsynlig) dit messemateriale via e-mail kommunikation med udstillerne og lægger materialet ind i forskellige mapper, samt holder styr på deadlines mv. i Excel arks. Det tager en del unødig tid. Hent det i stedet via TaskCommunicator, som automatiserer processen.


Fleksibelt processtyringsværktøj med fuldt overblik

Du opretter opgaver og processer i TaskCommunicator, der passer til netop dit event. Du tilknytter ansvarspersoner og deadlines. Du bevarer overblikket over al materiale, både med hensyn til den enkelte udstiller og dem alle. Du ser eksempelvis hvem, der har afleveret og hvem, der mangler at aflevere annoncetekst, billede og logo.


Nem adgang for udstillerne

Udstillerne får specifik adgang til TaskCommunicator og afleverer materialet direkte gennem systemet. Systemet verificerer materialet, både med hensyn til længde på annoncetekst samt billedformat. Udstillerne kan løbende se, hvad de skal aflevere og om det fremsendte materiale er godkendt. Udstiller de hos dig igen året efter, skal de bare tjekke om de skal ændre noget.


Synergi med EventApp og UdstillerBooking

Bruger du ConferenceCommunicator EventApp og/eller UdstillerBooking udnytter du det fulde potentiale. Du overfører udstillernes tekstannoncer og logoer fra TaskCommunicator til de andre ConferenceCommunicator moduler, du bruger. Herved lader du udstillerne selv gøre arbejdet med at skrive en annoncetekst, og du sparer tid.


Case: DANSK HR´s messe: Træfpunkt HR

DANSK HR, som er Danmarks største professionelle, uafhængige, netværksbaserede HR-organisation, holder hvert år i oktober Danmarks største og mest velbesøgte HR-messe: Træfpunkt HR®. Messen tiltrækker omkring 2000 HR- og personaleansvarlige og 150 udstillere, som udstiller en bred vifte af services og produkter inden for HR og personaleudvikling. DANSK HR har været kunde på ConferenceCommunicator siden 2015, og bruger i dag ConferenceCommunicator Tilmelding, Event-app, MesseLead og TaskCommunicator. I 2017 efterspurgte de en metode til lettere at indsamle messemateriale fra deres mange udstillere til HR-messen Træfpunkt-HR. Det blev til udvikling af TaskCommunicator.


Fra en forældet proces til en nutidig, digital løsning

"Hvert år bruger vi utallige timer på at indhente materiale fra udstillerne til markedsføringen af dem og Træfpunkt, både online og i diverse trykte medier. Det er en omfattende proces, når man manuelt via e-mails og utallige Excel-ark skal holde styr på og notere, hvem der har afleveret hvad, tjekke op på hvem, der mangler at aflevere hvad, og rykke efter manglende materiale, siger Communication Manager Marie Korsgaard fra DANSK HR, og fortsætter:

"Desuden er det for udstillerne en forældet proces i en digital tidsalder. Vi eftersøgte da en smartere, nutidig, digital løsning til gavn for både udstillerne og os selv i forhold til brug af administrative timer. I tæt samarbejde med SortKaffe har vi derfor udviklet TaskCommunicator, siger Marie Korsgaard.


Sparer rigtig meget tid

"Når vi i starten har specificeret det materiale, der skal afleveres og opsat systemet med deadlines og rykkerproceduren for det enkelte stykke materiale, så kører det derefter af sig selv. Vi oplever, at vi sparer rigtig meget tid, i forhold til at skulle tjekke op på afleveret materiale samt den uendelige strøm af e-mails vi ellers sendte ud med information om deadlines og rykkere for manglende materiale. Systemet er nemt at bruge og er logisk lavet som resten af ConferenceCommunicator, som vi i forvejen kender", siger Marie Korsgaard.

Kontakt

Vil du vide mere? Kontakt os venligst på 70 230 234 eller hent materiale.

  

 


 Tilbage   Materiale