Sådan skaber du værdi til din messe for både udstillere og messegæster - og jer som arrangør

Når du holder en messe, skal du selvfølgelig skabe værdi for både udstillere og messegæster. Det giver sig selv. Men du skal også sørge for at planlægningen af messen bliver så effektiv som muligt for dig og dine kollegaer. Fordi der er ingen tvivl, om at det tager tid at planlægge en messe.

Så hvordan kan du skabe værdi for alle 3 aktører: udstillere, messegæster og jer som arrangør? Det kommer vi her med et bud på…

1. Hvilken værdi kan du give dine udstillere på din messe?

For at tiltrække relevante udstillere skal du tydeliggøre dit værditilbud, så det er attraktivt for dem at udstille. Så hvad kan du give dem af værdi udover en standplads? Det har vi 5 bud på...

• Gratis promovering af udstillerne med tekst, billede og kontaktinfo
• Køb af sponsor/udstillerpakker med ekstra markedsføringsmateriale
• Køb af oplæg på messen med taletid til udstillerne
• Gratis adgang til - eller køb - til lead scanning til digital samling af leads
• Gratis adgang til at messegæsterne kan booke møder med udstillerne
  
  

Gratis promovering af udstillerne med tekst, billede og kontaktinfo
Du kan tilbyde udstillerne at skrive en kort målrettet tekst om dem selv, som messegæsterne kan læse om på din hjemmeside eller i en event app. En tekst som er relevant i forhold til messen. Samt give kontaktinfromation, indsætte logo - og henvise til website og måske video for mere infromation.

Køb af sponsor/udstillerpakker med ekstra markedsføringsmateriale
Du kan tilbyde udstillerne at købe adgang til ekstra markedsføringsmateriale som digital markedsføring eller som indstik i en messe-mulepose. Det kan være lige fra logobaseret materiale til information om udstilleren, og evt. til gratis webinars olign. 

Køb af oplæg på messen med taletid til udstillerne
Du kan tilbyde udstillerne at købe adgang til taletid på messen til at give et inspirationsoplæg. Husk blot at sikre dig, at de ikke kommer med ren markedsføring, direkte produktlancering. Men at det mere er inspiration, som har basis i det, som de tilbyder og som er i overensstemmelse med messens tema.  

Gratis adgang til - eller køb af - lead scanning til digital samling af leads
Du kan tilbyde dine udstillere at få digital samling på deres leads, ved at de scanner messegæsternes personlige QR-koder med en event app med lead scanner. Herved får udstillerne samlet relevante kontakter digitalt, som de let kan eksportere til en Excel liste. Samt de kan tage noter til den enkelte. Ikke noget med små papirlapper, eller at de slet ikke får noteret, hvem de har talt med.

Gratis adgang til at messegæsterne kan booke møder med udstillerne
Du kan også stille mødebooking til rådighed, hvor messegæsterne kan læse om udstillerne og præbooke møder med udstillerne. Det kan de enten gøre vi et mødebooking site på web eller via en event app eller begge dele. Det kan give et større incitament til at mødes under messen. Sådan så du nudger messegæsterne til at forberede sig til, hvem de ønsker at mødes. Så det ikke kun er tilfældigt med hvem, de mødes med på messen.

2. Hvilken værdi kan du give dine messegæster?

Du skal sørge for at have attraktive værditilbud til dine messegæster. For du ønsker selvfølgelig at tiltrække så mange relevante messegæster som muligt. Der skal (jo) være et godt match mellem udstillere og messegæster. Men hvilke konkrete tiltag kan du foretage? 

• Tiltræk messegæsterne med nogle inspirerende oplæg
• Giv let adgang til information om udstillerne
• Gør det let for messegæsterne at møde de rette udstillere
  
  

Tiltræk med inspirerende oplæg 
Du kan med fordel tiltrække messegæsterne med inspirerende oplæg i tråd med messens tema. Så de også får faglige input, udover at besøge messens udstillere. Det anbefales at have en del ikke-kommercielle oplæg, så det opleves som reel inspiration. Men det kan også være kommercielle input, hvor udstillerne giver deres bud på et tema. Men husk at klæde udstillerne på, så det bliver inspirationsoplæg.

Giv let adgang til information om udstillerne
Du kan med stor fordel give messegæsterne let adgang til information om udstillerne, så de hurtigt kan danne sig et indtryk. Det bedste, er at de kan læse lidt om udstillerne på dit website eller i en event app. Hvor udstillerne har gjort sig umage med at skrive en tekst, som er skræddersyet til jeres messe i forhold til messens tema. Og gerne, hvor messegæsterne kan gemme deres favorit udstillerliste. Samt du kan med fordel give let adgang til oplæg, praktisk information og stand oversigt samme sted som udstillerinformation - på din hjemmeside eller i en event app. 

Gør det let for messegæsterne at møde de rette udstillere
Du kan også tilbyde messegæsterne adgang til at booke møder med udstillerne før messen og evt. også under messen. Messegæsterne kan læse om udstillerne og booke møder på bestemte tidspunkter med udstillerne. Du kan med fordel bruge et system, som sørger for at møderne ikke dobbeltbookes, og at messegæster og udstillere kan se deres personlige mødebookingliste. Dét at der kan bookes møder før messen, giver et incitament for at der kan skabes relevante møder mellem udstillere og messegæster. 

3. Hvilken værdi kan du som messearrangør få?

Som messearrangør er tid oftest en begrænsende faktor. Et oplagt værditilbud til dig som arrangør er derfor at spare tid i planlægning og administration af jeres messe. Samt at du kan få styr på deltagerlogistikken for både messegæster og udstillere, og at du kan kommunikere professionelt med både dine messegæster og udstillere. Så hvordan kan du gøre det?
 

• Automatiser indhentning af tilmeldinger fra såvel messegæster som udstillere
• Automatiser indhenting af informationer og materiale fra dine udstillere med stram styring
• Automatiser overførsel af information mellem forskellige funktioner 
• Automatiser kommunikationen med dine messegæster og udstillere 

Automatiser indhentning af tilmeldinger fra såvel messegæster som udstillere
Du kan hel klart spare tid ved at automatisere indhentning af tilmeldinger fra både dine messegæster og dine udstillere. De fleste messearrangører indhenter tilmeldinger fra messegæsterne via en tilmeldingsformular, men det er langt fra alle, der gør det vedrørende udstillerne. Og en tilmeldingsforrmular er ikke bare en tilmeldingsformular. Sørg for at du kan indhente præcis de informationer, som du ønsker og at de modtager en bekræftelsesmail. Samt at du kan bestemme, om de må ændre i registreringen og selv må afmelde sig igen. 

Automatiser indhentning af informationer og materiale fra dine udstillere med stram styring
Hvis du har mange udstillere og er vant til at indhente udstillerinformationer, tekst og logo mv. via utallig e-mails, så kan du virkelig spare tid, hvis du ikke "kun" indhenter informationer via en tilmeldingsformular, men hvis du også bruger et system med stram projektstyring. Du kan med fordel indhente det forskellige information og materiale med hver deres deadline for aflevering, samt rykkerprocedure med automatisk udsendelse af rykkermails. Udstillerne uploader informationen i egen udstiller-webportal, og du kan til enhver tid holde øje med status.

Automatiser overførsel af information mellem forskellige funktioner
Du sparer væsentlig med tid, samtidig med at du minimere fejlene, hvis du bruger et eventsystem, hvor data automatisk overføres fra en funktion til en anden. Som når kontaktdata fra såvel messegæster som udstillere overføres til deres navneskilte. Og når udstillerinformationen automatisk overføres til udstillerlisten i event app´en.

Automatiser kommunikationen med dine messegæster og udstillere
God og rettidig kommunikation med både dine messegæster og udstillere har selvfølgelig stor betydning for succes med din messe. Når du vælger et tilmeldingssystem, hvorigennem der udsendes automatiske bekræftelsesmails, og hvor du kan sende nye beskeder til dine messegæster og dine udstillere, så sparer du både tid og fremstår professionel. Sørg for, at du kan målrette beskederne til henholdsvis dine messegæster og udstillere, og at du selvfølgelig ikke sender samme beskeder til de afmeldte som til de tilmeldte. Brug et system, hvor du både kan udsende beskeder med det samme og kan planlægge beskederne til udsendelse til bestemte tidspunkter.