Hvis ansvar er det egentlig, at der er en god datadækning på stedet, hvor du holder din event? Er det stedets? Eller er det dit, som hovedansvarlig for eventen? 

Det er jo faktisk dit ansvar, sådan overordnet set. Du skal stille krav og vide, hvilken datadækning, stedet har og kan stille til rådighed. Og så er det naturligvis i stedets interesse, at de kan give dig en god og ordentlig netdækning.  

Men hvad er en god og ordentlig netdækning egenlig? Hvad vil det sige...???

Du undrer dig måske over, hvorfor teknikken er dit ansvar som arrangør. Skal du nu til at være en teknisk haj? Nej, selvfølgelig ikke. Men med ansvar, mener jeg blot, at du skal have fokus på det. Du kan nemlig ikke bare forvente, at der er lige den netdækning, som du behøver - uden at have spurgt ind til stedets netdækning. Og uden at vide, hvilken netdækning der passer bedst til lige dit behov. 

Brugen af teknologi til møder og events er steget fra 8% i 2017 til 85% i 2019

Som arrangør af et møde, en konference eller messe, forventer du helt sikkert, at teknikken spiller. Der skal naturligvis være en god datadækning på stedet, og teknisk udstyr som live-streaming og event-app skal bare virke, ikke sandt? Men er du klar over, at der er flere faktorer, der spiller ind på succesen? Og at du bør kende til, hvad, der kræves for en god datadækning?  

Vi er alle på nettet, mere eller mindre konstant, også dine eventdeltagere og udstillere. Selvom de er med til din event med et fokus, ja, så skal de da lige tjekke e-mailen i pauserne, læse nyheder eller søge anden information. Og så er der det springende punkt; hvor meget og hvilken slags teknik bruger du som arrangør til at digitalisere din konference eller messe med?  

Ifølge rapporten fra IACC:  ”Meeting Room of the future Report” er antallet af møder, der bruger teknologi som event-apps, multimediepræsentationer og live-streaming steget fra 8% i 2017 til 85% i 2019 – oveni brugen af e-mail og sociale medier. Det stiller store krav til kapaciteten af stedets datadækning. Ifølge rapporten udelukker 44% af eventplanlæggere helt at overveje et sted til deres event, hvis ikke der er garanteret god dækning.  

Og nå ja, så er der jo i 2020 lige kommet endnu mere fokus på teknik og krav til god datadækning med behovet for at holde online møder og events. Og ofte hybride events, hvor du både holder din event et fysisk sted, samt streamer programmet online. Ingen tvivl om at vi kun vil  se et stigende behov for dette i 2021.

Hvilke typer af datadækning kan der (mon) være? 

De fleste hoteller, konference–og messecentre tilbyder adgang til et åbent wi–fi–netværk. Men hvor godt er det? Kan de tilbyde dig adgang til et lukket (og dedikeret) wi-fi netværk til lige din event? Og hvor mange deltagere går egentlig aktivt ind på stedets wi-fi? Mon ikke mange forbliver på deres eget mobilnetværk? Spørgsmålet er så, hvor god deltagernes egen mobildækning er lige dér, hvor du holder eventen? Og  har du mulighed for at tilbyde adgang til et lukket og dedikeret netværk til din event - hvis det da er nødvendigt.

De 4 typer af netforbindelse, du skal kende til:
 

• Stedets wi-fi (åben for alle deltagere/messegæster)
• Særskilt dedikeret wi-fi til din event (lukket for lige dine deltagere)
• Deltagernes egen dataforbindelse (3G/4G/5G*) 
• Kablet netforbindelse
  (*5G er ved at blive udrullet i Danmark. Lige nu kun i de større byer, men formodes at blive implementeret i slut 2021)
   

Hvor godt er stedets wi-fi netværk? Hvad skal du vide?

Mange taler om internethastighed. Men det er ikke nok med en god wi-fi–hastighed. Du skal også vide, hvor mange hotspots, der er opstillet. Og hvor mange connections det givne hotspot kan klare. Altså antal af devices (smartphone, tablet, computer), som et hotspot kan klare. Og hvor de sidder, samt hvor nye de er. Antal og opstilling siger noget om, hvor mange deltagere, du kan risikere, der skal dele netadgangen på én gang. 

Hvor nye de er, siger (ofte) noget om kapacitet og hastighed. Derudover skal du tage med i dine overvejelser, hvad netadgangen skal bruges til. Der er nemlig forskel på, om deltagerne ”blot” skal kunne gå på de sociale medier, læse e-mails og nyheder. Eller om I også bruger event–teknologi, som kræver særlig god dækning så som live-streaming, ankomstscanning og registrering, online quiz, spørgsmål og afstemning. Du skal naturligvis også tage forbehold for datadækning i f.eks. en kælder, eller hvis stedet er fyldt med beton, jern, stål eller lignende.  

En vigtig detalje er, om stedet kun kan tilbyde åben adgang til wi-fi–netværket for alle. Eller om de kan tilbyde dig en lukket wi-fi–adgang til din event.
  

Hvor god er deltagernes egen mobildækning? 

Ja, det er jo virkelig svært at svare på, nok nærmest umuligt. Mobil datadækning varierer alt efter deltagernes telefonudbyder. Nogle kan opleve god dækning, mens andre kan opleve ringe dækning. Deltagerne er også i konkurrence med andre brugere i området (også uden for din event) mht. antallet af brugere. Kvaliteten varierer altså efter samlet antal brugere og teleudbyderens dækningsforhold. Vær særlig opmærksom på manglende/ringe mobil datadækning, hvis eventen holdes ude på landet. 

Hvornår kan det være en god idé, at bruge en kablet forbindelse? 

Hvis du har forhold, hvor du vil sikre dig, at stedets wi-fi eller deltagernes egen mobildækning ikke spiller ind i ligningen, ja, så er det en god idé at bruge en kablet netforbindelse. Det kan du med fordel bruge, hvis du bruger live-streaming, tager imod registreringer samt ankomstscanner på selve dagen for afholdelse.  

Din tjekliste til god datadækning 

Der er altså en del forhold, der spiller ind på hvor god en datadækning, der er under din event. Du kan med fordel bruge en tjekliste, som din guide til at vurdere, hvor godt I er dækket ind til din event.

1. Hvor god datadækning er der på stedet?
 

• Teleudbyders dækning i området? 
• Stedets tilgængelighed af wi-fi: hastighed, antal hotspots, kapacitet (antal devices pr.hotspot) - og placering af hotspots? 
• Adgang til særskilt lukket wi-fi for din event? 

• Bygningens forhold (kælder, metal, stål, jern, beton olign.)? 
• Adgang til kablet forbindelse?
  
  

2. Hvad skal deltagerne, oplægsholderne og udstillernebruge netadgangen til?
  

• Læse e-mails og nyheder? 
• Adgang til sociale medier? 
• Adgang til program og information i event app? 
• Brug af online quiz, spørgsmål og afstemning? 
• Live-streaming af video? 
• Registrering og ankomstscanning under eventen?
• Scanning af messegæsternes QR–kode (med kontaktdata)?
   

3. Hvor mange deltagere kommer der til din event? 200? 500? 2000? 5.000? 10.000?

Og hvor mange mennesker forventes der på stedet i øvrigt? (som kan "forstyrre" din netdækning)

4. Stil krav til stedets netdækning!

HUSK at det er en rigtig god idé, at stille spørgsmål og krav til stedets muligheder for datadækning i forhold til, hvad du forventer, at deltagerne og udstillerne skal bruge netadgangen til. Brug denne tjekliste... 

5. Oplys deltagerne tydeligt om hvilke netforbindelser, der tilbydes (og anbefales)

Men HUSK, at uanset hvor godt stedets wi-fi–dækning er, spiller det ingen rolle, hvis deltagerne ikke tilgår det. Mange tænker ikke lige over det og bruger blot deres egen mobildækning. Derfor skal du som arrangør huske at anbefale deltagerne og udstillerne, hvilken netadgang de med fordel kan tilgå.

6. Få råd og assistance fra din tek-leverandør!

Og spørg selvfølgelig også din tek-levarandør til råds. De ved, hvad deres teknik kræver af netdækning og kan give dig en anbefaling, som du kan gå videre med til stedet og eventuelt andre udbydere. I nogle tilfælde vil din tek-leverandør også kunne tilbyde dig netdækning, som f.eks. kablet netforbindelse.