ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem

Med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem får du styr på tilmeldingerne til dit event, samtidig med at du sparer tid. Med tilmeldingssystemet indhenter du præcis de informationer, som du har behov for som navn, firma/organisation, stilling og e-mailadresse. Og måske også telefonnummer, afdeling, madpræferencer og interesser.

Dine deltagere tilmelder sig let dit event med Tilmeldingssystemet ved at de udfylder en online tilmeldingsformular, som du typisk viser på dit website via iframe eller link til ny side. Eller du kan sende dem en invitation med link til personlig tilmelding. Dine deltagere kan selv ændre i registreringerne og afmelde sig igen. 

Tager du mod betaling for dit event, kan du med fordel bruge tilmeldingssystemets ordremodul og betalingsløsning med håndtering af betaling via faktura, EAN faktura og betalingskort. 

Komplet tilmeldingssystem

Tilmeldingsformular, ankomstscanning, betaling, beskeder, navneskilte  

Fleksibelt tilmeldingssystem

Skræddersy dit tilmeldingssite til at indhente de deltagerdata, som du ønsker

Automatisering og tidsbesparende

Automatiser tilmeldingerne og spar tid i administrationen af dine events

Fuldt overblik i tilmeldingssystemet

Bevar overblikket over tilmeldte & afmeldte og ankomne & udeblevne

Styr på persondata i tilmeldingssystemet

Behandl persondata i overensstemmelse med GDPR og databeskyttelsesloven

Egen branding i tilmeldingssystemet

Brand dit tilmeldingssite med egne farver, fonte, billeder og evt. egen URL-adresse

Tilmeldingssite

Indhent skræddersyet tilmeldinger til dine events fra deltagere, udstillere mfl.

Bekræftelsesmails

Send automatisk bekræftelsesmails til dine deltagere efter deres tilmelding

Invitationer

Inviter bestemte deltagere til din event via invitationsmail og link til tilmeldingssite

Godkend tilmeldinger

Godkend eller afvis tilmeldinger, hvis du screener dine deltagere til dit event

Ankomstscanning

Scan deltagerne ved ankomst og evt. ved spor eller workshop

Navneskilt

Opsæt navneskilt i det ønskede format og med felter som navn, titel og firma 

Beskedsystem

Send målrettet mailbeskeder til deltagerne med det samme eller tidsstyret

Administration

Opret let dine tilmeldingsformularer med skabeloner og kopi                            

Ordre - og betalingsmodul

Indhent bestillinger og håndter betalingen med faktura, EAN og betalingskort

Hotel - og busreservation

Indhent reservation af hoteller og busser med maks antal pladser til nemt overblik

Tilmelding af workshops

Indhent tilmeldinger til dine workshops med maks antal og få styr på lokaler

Online evaluering

Indhent online evalueringer til dine events med fleksibel spørgeskema

Bordplanlægning og Teaminddeling

Opret grupper og placér dine deltagere i borde eller i teams

Onsite print af navneskilte

Print først navneskiltene onsite ved deltagernes ankomst 

Kursusmodul og kursussystem

Vis kursuskatalog og personlig kursusside og automatiser kursusbeviser og remindermails

Underviseradministration

Giv underviserne adgang til personlig underviseradministration

Tager du mod betaling til dine events?

Brug ConferenceCommunicator odremodul og betalingsløsning til at håndtere betaling til dine events. Få fordel med vores integrationsløsninger, så der kan genereres fakturakladder direkte til dit økonomisystem til nem bogføring af faktura og EAN faktura. Eller tag mod betaling via betalingskort (Nets Easy og Bambora).

Mulige tilkøb til tilmeldingssystem (dkr. ekskl. moms):

1. Ordremodul til produkter og priser (min.): + 5.000,-/år
+ evt.
2. Betalingsløsning m. integrationer* (mer): + 5-7.000,-/år

*Ekskl. gebyrer til 3.parts leverandør (IEX, SPROOM, Nets Easy, Bambora)

Valgfrie tilkøbsmuligheder ved behov

• Ordremodul og betalingsløsning (faktura, EAN, betalingskort)
• Onsite print af navneskilte med print på stedet
• Kursus-modul m. personlig kursusside, kursusbevis mv.
• Bordplan med inddeling af deltagere ved borde (el. teams)
• Online evaluering med indhenting af evalueringer
• Tilmelding af workshop/spor med max pladser
• Reservationsmodul m. reservation af hotel og busser mv.
• Rapporter m. valgfri sammensætning af statistik 
• WEB-API m. integrationsmuligheder til andre systemer
• Egen URL-adresse eller subdomæne til tilmeldingssite
• SMS-udsendelse m. det samme eller tidsstyret
• Andre moduler: Event App, Lead Scanner, Matchmaking 

Indhent de ønskede deltagerinformationer via Tilmeldingssystemet

Med ConferenceCommunicators fleksible tilmeldingssystem opsætter og skræddersyr du din tilmeldingsformular til at indhente præcis de deltagerinformationer, som du har behov for. Du kan indhente kontaktinformationer som navn, titel, firma/organisation, e-mail og evt. telefonnummer, interesser, madpræferencer mv.

Du kan indhente informationerne via tekstfelter, drop-down menuer og radioknapper samt samtykkefelt. Du kan have flere forskellige tilmeldingsformularer tilknyttet samme event, hvis du har behov for at indhente forskellige data fra dine deltagere, oplægsholdere og udstillere.

Indhent tilmeldinger til workshops eller til andre programpunkter

Hvis det er relevant, kan du med fordel indhente tilmeldinger til dine workshops, spor eller andre programpunkter via ConferenceCommunicator tilmeldingssystem. Hvis du også bruger ConferenceCommuncator event app, så giver det rigtig god mening.

Du indhenter de ønskede programpunkter til visning i tilmeldingsformularen - typisk med maks antal pladser tilknyttede de forkskellige workshops eller spor. Når der ikke er flere pladser tilbage vises programpunktet stadig, men det kan ikke tilmeldes. Deltagernes tilmeldte workshops olign. kan vises i app´en som personligt program.  

Indhent reservationer til f.eks. hotelværelser og busser via tilmeldingssystemet 

Med ConferenceCommunicators reservationsmodul som plugin til tilmeldingssystemet kan du indhente reservationer til hotelværelser, buspladser eller noget andet, som du har behov for at kende antallet på. Du sætter typisk max antal pladser på til hvert reservationselement.

Tager du imod betaling til dit event og ønsker at håndtere hotel - og værelsesbestilling derigennem, kan du gøre det via ConferenceCommunicator ordremodul og betalingsløsning. Uanset metode, så hjælper det dig med at styre pladserne.

Håndter betaling med ConferenceCommunicator ordremodul og betalingsløsning 

Med ConferenceCommunicator ordremodul og betalingsløsning som plugin til tilmeldingssystemet kan du håndtere betaling af jeres events via Faktura, EAN-faktura eller Kreditkort. Du kan opsætte lige de produkter og priser, som du har behov for.

Du tager måske én pris for dag 1, en anden pris for dag 2 og en rabatpris for begge dage. Samt du tilbyder måske et produkt, der er afhængigt af et andet. Som tilkøb af middag til dag 1. Du kan også benytte Early Bird priser og bruge rabatkoder. Du kan endda få genereret fakturakladder fra tilmeldingssystemet til dit økonomisystem. 

Send bekræftelsesmail og personlige mailbeskeder med tilmeldingssystemet

Med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem har du typisk opsat systemet til at udsende en automatisk bekræftelsesmail på deltagernes tilmeldinger. Derudover kan du selvfølgelig udsende andre e-mails fra beskedsystemet med ny information vedrørende dit event. Enten med det samme eller med tidsstyring.

Du kan medsende deltagernes personlige QR-kode og evt. et dokument. Du udvælger de deltagere, som du ønsker at sende e-mails til. Oftest er det alle fra deltagerlisten, mens andre gange er det udvalgte deltagere, f.eks. ud fra om de er tilmeldte, afmeldte eller på venteliste. Eller ud fra hvilke programpunkter, som de har tilmeldt sig.

Udsend invitationsmail med tilmeldingslink via tilmeldingssystemet

Du kan vælge at udsende personlige invitationer med tilmeldingslink til dine deltagere. Du importerer blot dine deltagere og sender en mailbesked fra ConferenceCommunicator tilmeldingssystem. Du medsender direkte link til deres personlige tilmeldingsformular med præudfyldte felter som navn, firma og e-mail, mens de selv skal udfylde resten. 

Typisk tilmelder dine deltagere sig, hvis de ønsker at deltage. Men hvis du gerne vil have, at de aktivt tilmelder eller afmelder sig, ja, så kan du opsætte tilmeldingssystemet til at håndtere dette med: "Tilmeld" eller "Afmeld".

Screen og godkend tilmeldinger i tilmeldingssystemet

Hvis du har behov for det, kan du med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem screene og godkende dine deltagere, inden de bliver tilmeldt. Deltagerne udfylder tilmeldingsformularen og registrerer sig til dit event, hvor de får en neutral status.

Du screener tilmeldingerne og udvælger dem, du ønsker at tilmelde - og dem, som du evt. ønsker at afvise. Du kan godkende eller afvise flere deltagere på en gang via visning af udvalgte tilmeldingskriterier via screeningsmetoden, hvilket letter dit afbejde betydeligt.

Placer dine deltagere ved borde med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem

Hvis du har behov for at sammensætte dine deltagere ved borde eller i teams, kan du planlægge sammensætningen via tilmeldingssystemets bordplansmodul. Du opretter blot de borde eller teams, som du ønsker, og med de antal pladser, som du har behov for.

Med ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem har du det fulde overblik over hvem, der sidder hvor, eller i hvilke teams, som de er inddelt i. Du kan overføre bord/team nummeret til deltagernes navneskilt, samt de kan se deres placering i event app´en.

Benyt navneskiltsskabelon i tilmeldingssystemet og udskriv før eller under dit event 

Scan deltagerne ved ankomst og ved workshops og evt. ved afgang

Du kan med fordel ankomstscanne deltagernes personlige QR-kode ved ankomst til dit event via event app´en. Selve funktionen hænger sammen med tilmeldingssystemet, så du får komplet styr på deltagerlogistikken med statistik på tilmeldte, afmeldte, ankomne og udeblevne.

Du kan også scanne deltagerne til de forskellige workshops og spor. Du kan også checke deltagerne ud, når de går. Alt du behøver er en smartphone eller iPad til scanning via vores event app. Du bestemmer, om I skal have personale, der skal scanne deltagerne, eller om deltagerne selv skal checke ind via self-check-in stations.

Indhent online evalueringer efter endt event

Du kan med fordel bruge ConferenceCommunicators online evaluering til at indhente evalueringer fra dine deltagere efter dit event. Du kan opsætte en eller flere evalueringer med valgfri evalueringsspørgsmål og svarmuligheder. Du kan sende link til web-evaluering og/eller gøre det tilgængeligt via event app´en, hvis du også bruger den.

Deltagerne kan eksempelvis svare på spørgsmål på en skala fra 1-5 eller 1-10, og de kan svare ud fra forskellige valgmuligheder, som du giver dem, f.eks.: Super meget; Meget; Lidt; Slet ikke. Du kan eksportere svarene til Excel. 

Administrer nemt dit tilmeldingssite i ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem

Du opsætter dit tilmeldingssite præcis, som du ønsker det i ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem og Administrationssystem. Samt du holder styr på dine deltagere og logistikken med indblik om hvem og hvor mange, der er tilmeldte, afmeldte eller på venteliste. Samt ankomne eller udeblevne.

Du opretter let din første tilmeldingsformular med Tilmeldingssystemets skabeloner og skaber derefter dine egne tilmeldingsskabeloner med kopiering og redigering. I kan være så mange administratorer af systemet, som I ønsker. Det koster ikke ekstra.

Q & A for ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem - ofte stillede spørgsmål

Mange eventarrangører har de samme spørgsmål til vores Tilmeldings - og eventsystem. Spørgsmål som er helt naturlige at stille som led i deres undersøgelser om ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem kan være en løsning til deres behov.

Nedenfor opridser vi de spørgsmål og svar, som vi ofte modtager og afgiver. Måske kan du finde svar til nogle af dine spørgsmål. Men kontakt os endelig for svar på dine spørgsmål.

1. Kan jeg få eget branded tilmeldingssite med egne farver, billede og logo?

Ja, du får selvfølgelig dit tilmeldingssite i jeres egne farver og fonte, samt billede og logo. Holder du flere events, som har forskellige farveudtryk, ja, så kan du blot opsætte de forskellige farver, du ønsker for hvert event og tilmeldingssite. 

2. Kan jeg skræddersy tilmeldingssitet til at indhente præcis de deltagerdata, som jeg ønsker?

Du opsætter tilmeldingssitet til at indhente præcis de deltagerinformationer, der er relevante for din event. Holder du flere events, ja, så tilpasser du naturligvis hver formular til hvert event. Der kan jo være forskel på, hvad du ønsker at indhente af informationer.

3. Hvilke deltagerdata og på hvilken måde kan jeg indsamle deltagerdata?

Du indhenter præcis de deltagerdata, som du har behov for. Typisk basisinformationer som navn, titel, firma, e-mail og telefonnummer. Samt evt. land, afdeling, branche og interesser. Du kan også indhente interesser, valg for hotel, mad og transport. Du kan indhente data på forskellige måder via tekstfelter, afkrydsning, drop-down eller radio button.

4. Kan en deltager tilmelde andre deltagere på deres vegne?

Du kan sætte tilmeldingssystemet op til at kunne håndtere tilmelding af flere personer på en gang. En deltager kan tilmelde sig selv og andre på én gang, eller en person kan blot tilmelde andre på deres vegne. Personen vælger hvem, der skal have tilmeldingsbekræftelsen og evt. adgangsbilletterne (personlig QR-kode) eller navneskiltene.

5. Kan jeg oprette flere forskellige tilmeldingssites til samme event?

Ja, du kan godt oprette og tilknytte flere forskellige tilmeldingsformularer og tilmeldingssites til samme event. I nogle tilfælde har du jo brug for at indhente forskellige informationer fra dine deltagere. Som almindelige deltagere, studerende og VIP's, samt oplægsholdere og udstillere.

6. Kan jeg kopiere tilmeldingsites - eller skal jeg oprette et site forfra hver gang?

Du kan selvfølgelig kopiere og redigere i dine tilmeldingsformularer og tilmeldingssites, så du netop ikke skal begynde forfra, hver gang du skal oprette en ny tilmeldingsformular. 

7. Kan mine deltagere først tilmelde sig hele eventet og senere tilmelde sig workshops og spor?

Ja, du kan sagtens lade dine deltagere registrere sig med deres data og tilmelde sig eventet først, og senere give dem adgang til at kunne tilmelde sig spor eller workshop via tilmeldingssitet. Du har jo oftest først programmet på plads senere.

8. Kan jeg udsende invitationer til bestemte personer med præ-udfyldte felter?

Ja, du kan godt invitere bestemte deltagere via tilmeldings - og beskedsystemet. Du importerer deltagerne med deltagerdata til tilmeldingssystemet og udsender en invitationsmail med link til deltagerens personlige tilmeldingsformular. De kan eventuelt udfylde flere felter eller straks klikke Tilmeld.

Du kan hermed begrænse tilmelding til bestemte inviterede. Du kan også både invitere de kendte deltagere samtidig med, at du også har åbne tilmeldinger. 

9. Kan jeg sætte tilmeldingssitet op til at registrere om deltagerne ønsker at tilmelde eller afmelde sig?

Hvis du ønsker, at deltagerne, som du inviterer, skal tage et bevidst valg, om de ønsker at komme til dit event eller ikke, kan du have to valgmuligheder, hvor de enten registrerer sig med "Tilmeld" eller "Afmeld".

Så skal du blot importere deres deltagerdata til tilmeldingssystemet og invitere dem med link til tilmeldingssitet. Her kan de så bekræfte deres tilmelding eller afmelde sig. 

10. Kan jeg indhente forhåndsregistreringer til godkendelse inden de bliver tilmeldt?

Har du behov for at screene de registrerede deltagere inden en enelig tilmelding, kan du sætte Tilmeldingssystemet op til at kunne håndtere forhåndsregistreringer. Du kan endda bruge en hurtig metode til at tilmelde eller afmelde mange på en gang, så du har en effektiv godkendelsesprocedure.

11. Kan jeg sørge for at få indhentet samtykke til at vise deltageren på en deltagerliste?

Ja, du kan via tilmeldingsformularen indhente et aktivt samtykke, hvor deltageren selv vælger om han/hun ønsker at vises på en offentlig deltagerliste. Hvis du også bruger ConferenceCommunicator Event App og/eller Event Website, kan du vise deltagerlisten deri, som kun består af de deltagere, der er OK med det.

12. Hvordan får jeg overblik over mine deltagere mht. tilmelding, afmelding, ankomst?

Du kan via administrationssystemet til enhver tid danne dig et overblik over hvem og hvor mange deltagere, der har tilmeldt sig dit event, og eventuelt afmeldt sig eller er på venteliste. Du kan med fordel scanne deltagernes QR-kode ved ankomst og eventuelt også ved workshop eller spor. Herved har I fuld status og overblik over jeres deltagere.

13. Kan jeg opsætte produkter med priser og tage imod betaling?

Ja, via vores produktmodul og betalingsløsning kan du opsætte de produkter og priser som du ønsker. Du vælger, om du ønsker at bruge eget fakturasystem eller ConferenceCommunicator´s fakturasystem. Samt om du ønsker at bruge EAN faktura og/eller betalingskort. 

Du kan endda generere kassekladder i e-conomics, hvis du bruger det som økonomisystem, via vores integrationsmodul IEX.

14. Modtager og håndterer Attendwise betalingen på vores vegne?

Nej, det gør vi ikke. Attendwise er som softwareleverandør af et Tilmeldingssystem ikke berettiget til at håndtere transaktioner på vegne af andre. Derfor modtager arrangøren selv den direkte betaling. 

15. Kan jeg opsætte Early Bird priser og kan jeg bruge rabatkoder?

Du kan opsætte Early Bird priser med en reduceret pris til en vis dato, hvorefter prisen automatisk opjusteres til den normale pris. Du kan også godt oprette rabatkoder med rabatpriser, hvis du f.eks. ønsker at kunne give reduceret priser til dine samarbejdspartnere.

16. Kan mine deltagere vælge hoteller og hotelværelser via Produktmodulet?

Ja, du kan opsætte forskellige typer felter med maks antal som hoteller og værelsestyper med forskellige priser i produktmodulet og betalingsløsningen. Hvor der tælles ned ved bestilling. Du kan endda tilbyde dine deltagere, at de kan ønske at dele værelse med en anden deltager, enten fra samme firma eller et andet firma. De kan da invitere den anden deltager til at tilmelde sig via et særligt invitationslink.

17. Kan mine deltagere reserverer buspladser, så jeg ved hvor mange, der skal med de forskellige?

Du kan via Tilmeldingssystemets reservationsmodul oprette busser med maks antal pladser, hvorved deltagerne kan reservere en plads i den ønskede bus. Der tælles ned ved hver reservation med fjernelse af bussen, når alle pladser er optagede. Og skulle der være afmeldinger, ja, så frigives pladserne igen.

18. Kan jeg tracke hvilke samarbejdspartnere, der giver flest tilmeldinger?

Hvis I er flere partnere, som samarbejder om et event, kan du godt oprette partner-specifikke tilmeldingslinks, så du kan spore fra hvem dine tilmeldinger kommer fra. Du ser hermed hvem af dine samarbejdspartnere, der genererer flest tilmeldinger.

19. Kan jeg sammensætte bordplaner og grupper?

Du kan oprette det antal borde, du ønsker med det antal deltagere, der kan sidde ved hvert bord. Du tildeler dine deltagere de borde, de skal sidde ved ud fra deltagerlisten. Du undgår selvfølgelig dobbeltbooking. Du kan vise bordnummeret på deltagerens navneskilt og i event app´en via deltagerens personlige profil.

Du kan også bruge funktionen til at sammensætte deltagerne i teams til workshops eller til gruppearbejde.

20. Kan jeg opsætte navneskilte via Tilmeldingssystemet og kan de udskrives onsite?

Ja, du kan opsætte navneskiltet i et af systemets skabeloner, eller du kan udforme din egen skabelon i det ønskede format. Du vælger de deltagerinformationer, som du ønsker overført fra tilmeldingsformularen til navneskiltet, inklusiv logo og eventuelt QR-kode. Du bestemmer om navneskiltene først skal udskrives onsite ved deltagernes ankomst, eller om du ønsker at printe dem på forhånd eller medsende som PDF til deltagerne.

21 . Hvordan sikrer jeg mig, at jeg overholder GDPR i forbindelse med indhentning af tilmeldinger? 

Der er både procesmæssige og tekniske foranstaltninger, der gør sig gældende i forbindelse med indsamling og behandling af persondata. Vær bevidst om hvilke informationer, du ønsker at indhente og hvorfor.

Husk at udform dine tilmeldingsbetingelser korrekt. Vi leverer gerne en skabelon. Sæt vores eventsystem op til at slette deltagerdata efter en vis dato. Og så har vi som databehandler og I som dataansvarlig naturligvis underskrevet en databehandlerkontrakt, som lever op til GDPR og Databeskyttelsesforordningen.

Har du spørgsmål til ConferenceCommunicator Tilmeldingssystem?

Har du spørgsmål til vores Tilmeldingssystem eller andre ConferenceCommunicator moduler og funktioner?

Kontakt Jeannette Eis på (+45) 424 646 03 eller e-mail hende på je@attendwise.com. Eller klik på "Kontakt os" og udfyld kontaktformularen. Så vender vi hurtigst muligt tilbage til dig.