Planlægning og administration af events tager en del tid. Det ved alle, der sidder med det. Uanset type af events. Og dog, naturligvis er der forskel på de mindre og større events. Men det er et større arbejde i mange tilfælde. De eventplanlæggere og administratorer, der har masser af erfaring ved hvad det kræves. Og kører måske på rutinen...Men der er kommet noget nyt - virtuelle events. Så nu skal du også overveje, om du skal holde din næste event fysisk, virtuelt eller hybridt.

Hvordan planlægger og administrere du dine events?

Gør du som du plejer eller stræber du på at gøre tingene smartere og mere effektivt? "Work smarter, not harder" er efterhånden et fortærsket begreb. Men der er noget om snakken. Der er en del opgaver, du med fordel kan digitalisere og dermed gøre eventplanlægningen lettere og mere effektivt.

Men inden du kaster dig over et event system til planlægning, så gør dig den tjeneste at klarlægge formål med din event. Hvad vil du gerne opnå? Og naturligvis din målgruppe, hvilke deltagere ønsker du at tiltrække?

Når du har formål og målgruppe på plads kan du begynde og designe din event. Hvad skal indholdet være og hvordan skal det udformes? Og hvor skal det holdes?

Slutteligt kan du kortlægge hvilket event system, du med fordel kan bruge. Nedfæld alle de værktøjer du ønsker, som tilmeldingssystem og event app, og ikke mindst et værktøj til din eventplanlægning og opgavestyring. Samt om du ønkser at holde din event online. For så skal du jo også finde en platform til dette...

1. Find først dit formål med eventen - find dit "why"! 

Uden formål ingen retning. Nedfæld derfor først hvad formålet med afvikling af din konference, neværksevent eller messe er. Hvad vil du gerne opnå? Er det et kick-off, ja så skal medarbejderne klædes på til firmaets strategi og retning. Er det en faglig konference, ja, så ønsker du at deltagerne får det, de kom efter. Nemlig at være blevet beriget med en faglig viden.

2. Kortlæg din målgruppe 

Hvem skal komme? Hvem ønsker du at tiltrække? Det hænger selvfølgelig sammen med formålet. Lav eventuelt event persona, som kan være én eller flere forskellige. Er det primært mænd eller kvinder og hvilke aldersgruppe? Hvilke interesser? Dette er vigtigt både med hensyn til markedsføring, men også med hensyn til dit event design, hvilket indhold og hvlket setting?

3. Hvad skal indholdet i eventen være? 

Er det rene faglige oplæg? Eller er det en kombination af konference og messe? Hvilke og hvor mange indlæg? Hvor mange og hvor lange pauser? Skal deltagerne involveres og aktiveres i løbet af dagen? Uanset type, så husk og indlæg pauser og gerne aktiviteter, der involverer dine deltagere.
 

4. Hvilke oplægsholdere og hvordan finder du dem? 

Find ud af hvem, der skal holde de faglige, som ikke faglige, oplæg. Er det nogle du selv skal kontakte eller skal du hverve et bureau til dette? Vær opmærksom på at dette godt kan være en tidsrøver. Og husk at sætte klare mål og retningslinier for oplægget, så du sikrer dig at det indeholder det, du ønsker.

5. Hvor skal du holde din konference eller medarbejderevent? 

Når du har dit formål og målgruppe på plads og indhold, ja så giver det god mening at finde stedet, du ønsker at holde det på. Hvis det da skal holdes fysisk. Skal det være på landet eller i byen? Hvilke praktikaliteter, skal der være? Ét stort lokale plus - eller -  flere små? Skal man kunne lave udendørs aktiviteter til aktive pauser? Og hvilken mad skal der serveres?

Eller skal du holde et rent virtuelt event - eller måske hybrid, hvor du både skal finde fysiske lokaler og finde en passende online platform til streaming.

6. Hvilket eventværktøjer til planlægning og administration skal du bruge?

Når du skal vælge et passende event-system til planlægning og håndtering af din event, så lav en mini kravsspecifikation først (en liste over dine krav/behov). Nedfæld både de krav, der er såkaldte "need to have" og de krav, der er "nice to have". Indhent informationer om de forskellige systemer og hav fokus på funktionalitet, såvel som serviceniveau hos leverandøren. Vær opmærksom på funktioner, som sparer dig tid - f.eks. kan du kopiere indhold i systemet fra event til event?

Og vurdér om du også skal holde virtuelle events, for så kan det være en god idé, at finde et eventsystem, der også kan håndtere dette.

7. Kortlæg dine processer og opgaver 

Indskriv alle dine - og dine kollegaers - opgaver i et digitalt opgave - og projektsstyringsredskab. Tilføj deadlines og tilkobl ansvarspersoner og opsæt evt. rykkerprocedure. Undersøg markedet for projektstyringsværktøjer og sammenlign. Se om du kan finde et event system, som udover tilmeldingssystem, event app mv. også har et opgavestyringsredskab. For så kan du have det i samme platform, hvilket giver dig og kollegaerne bedre overblik.