Inspirationsindlægget er skrevet af Yvonne Hoé, Salgsansvarlig i Konferenceafdelingen på FÆNGSLET (i Horsens). Hun har sin daglige gang inden for FÆNSLETS mure - men får lov til at være på udgang hver dag, når fyraften kalder. Connect med hende på LinkedIn.

Det har naturligvis været meget udfordrerende at planlægge møder og konferencer i 2020. Men nu er et nyt år på vej – og der er lys for enden af tunnelen. Så jeg håber, at du vil læse videre og måske gemme et par af mine råd, til vi igen kan samle kollegaer og kunder til spændende arrangementer i Danmark.

For mig, er der ingen tvivl om, at der stadig vil være et marked for de fysiske møder og måske endda endnu mere? Er der noget denne Corona tid har lært os, så er det at være meget bevidst om det rigtige ”set-up” for vores arrangement. Vi er blevet klogere på online møder og derfor kan vi med succes gennemføre både afdelingsmøder og orienteringsmøder. Hvor agendaen primært lægger op til en ”en-vejs” kommunikation. Når agendaen derimod er afhængig af netværk og kommunikation deltagerne imellem, så er det fysiske møde helt afgørende for succes!

Vælge en lokation, der giver dine gæster en uventet oplevelse

Jeg er også sikker på, at vi har brugt tiden uden de fysiske møder på at blive mere kritiske i planlægningsfasen, når det gælder rammer og lokation.

Hermed mener jeg, at når vi først har kalkuleret os frem til at det er nødvendigt, at afholde lige netop dette arrangement med fysisk fremmøde, så vil det ikke længere være nok at vælge det fysiske sted ud fra;

• Pris
• Beliggenhed
• Det vi plejer =nemhed

Hvis du for det første, skal gøre dine gæster interesseret i at møde op, kan du udover;

• at have en aktuel og interessant agenda
• at finde et tidsrum, der gør det muligt for vores gæster at deltage

også vælge en lokation, der giver dine gæster en uventet oplevelse. Og gerne en lokation der kan understrege din agenda og samtidig skabe en synergi. Dermed bliver dine gæster automatisk involveret i en historie og dermed mere engageret.

Lad mig nævne nogle eksemler;

1. Brug naturen. Vælg en lokation, hvor det er muligt at komme udenfor og holde selve mødet, hvis dagens agenda f.eks. handler om tolerancer, samarbejde og ”højt til loftet”.
   
   
2. Find historiske steder som slotte, herregårde, museer eller et gammelt fængsel ??, hvis dagens agenda handler om, at se tilbage for at lære af fortiden og/eller bruge synergierne til at skabe en ny start.
   
   
3. Find nogle rå rammer, hvis I har behov for at svine lidt. Det kunne være en fremvisning af biler, maskiner og værktøj, som ville virke naturlige i f.eks. en gammel fabrikshal.

Kan du huske, hvor du var, SÅ kan du også huske, hvad I talte om

På den måde kan du allerede før arrangementet og i selve indbydelsen implementere historier og højdepunkter fra din lokation. Du har hermed allerede: 

• gjort dine gæster nysgerrige på både program og sted
• indstillet deres forventninger til, at det hele giver mening, da tid og sted passer sammen
• sikret dig, at det bliver naturligt for dine gæster at netværke ud fra dagens agenda, da de jo hele tiden ”står i programmet”.

ERGO dine gæster er mere engagerede før, under og efter arrangementet. Jeg vil vove den påstand, at det øger din chance for at dine gæster tilmelder sig dit arrangement. Det giver dem en dobbelt op på REASON TO GO. Og samtidig giver det dig den øget chance for, at alle husker dagens agenda, for som vi siger i FÆNGSLET: 

”Kan du huske, hvor du var, SÅ kan du også huske, hvad I talte om”.

Ja, for selvfølgelig opfordrer vi, her inden for murene, at vores gæster anvender fængsels termologier i deres agenda, så som;

• Bryd ud af vante rammer (f.eks. hvis der skal arbejdes efter nye retningslinjer)
• Slip ressourcerne fri (f.eks. når der skal tænkes nyt i en virksomhed)
• Ny start (f.eks. når nye rutiner skal indarbejdes)
• Celledeling (f.eks. når der skal arbejdes i grupper i mindre celler)    

Og derudover tilbyder vi også servering i blå skjorter, at føre gæster rundt fra ”celle til celle”, som giver god anledning til lidt storytelling undervejs. Samt at foreslå aktiviteter med et ”fængsels tvist”, tilpasset efter hvor megen tid der er til rådighed.

Det er vigtigt at alle gæster, når de kommer hjem, er blevet en fængselshistorie rigere! Alt i alt, når dine gæster husker dit arrangement fordi de har været engageret, så giver det dig en bedre RETURN ON INVESTMENT!