Få konkrete tips til, hvordan du sparer tid i din eventplanlægning med digitalisering

Tid er oftest en begrænset faktor. For os alle. Uanset branche. Men det der med, at du som eventarrangør kan spare tid og ”work smarter, not harder” lyder måske ikke så sexet igen. Hverken for dig eller din chef. Men uden at der skal gå LEAN i den, så er tid oftest en meget begrænset ressource for dig, der planlægger og afholder events. Hvad enten vi taler konferencer, netværksevents, medarbejderevents eller messer.

Og glem ikke at tid også er en vigtig faktor, når vi taler om dine deltagere, oplægsholdere og udstillere. Det skal jo kunne betale sig for dem at deltage til din konference eller anden event. Fysisk som online. Deres tid skal være godt givet ud, kort og godt. Det kan du bruge som en rettesnor til at planlægge dine events med henblik på udbyttet for dine deltagere og udstillere. Og med hensyn til den tid de skal bruge.

Tror din arbejdsplads at du da ”bare” sådan lige kan stable en konference på benene ”in no time”?

Det er oftest ressourcetungt at planlægge og afvikle møder og events. Der er en del administrative opgaver forbundet hermed. Ville det ikke være federe at bruge mindre tid på manuelle opgaver, som kan digitaliseres og hermed gøres mere automatiske? Og dermed få mere tid til de sjove og værdiskabende opgaver som konceptudvikling af eventen, både med faglige indlæg og med sociale indslag?

Nogle tror, at det at stable en konference eller medarbejderseminar på benene er noget alle kan, og noget som ikke tager så lang tid. Men det er klart en stor misforståelse! Og så er der dem, der netop har ansat dig som eventplanlægger og arrangør, da der er forståelse for at det kræver både kvalifikationer og tid. Men alligevel, så er tidsbesparelse en ofte uset faktor, som efter min mening bør have større prioritering.

Kortlæg alle jeres arbejdsopgaver og processer

Kortlæg først jeres opgaver og processer i forbindelse med planlægning, afvikling og opfølgning. Og nedfæld derefter, hvilke systemer I bruger i dag. Og hvad I godt kunne tænke jer -hvad mangler I af digitale eventværktøjer. Husk, at der (højst sandsynligt) er eventværktøjer derude, som I ikke er klar over der findes. Netop derfor er det en god idé først at nedfælde hvad I har behov for før I undersøger de forskellige digitale løsninger.

Digitale eventværktøjer kan spare dig tid, men vær kritisk og gå gerne ned i detaljen

Vi kan ikke komme udenom, at det tager tid at planlægge og afvikle en event. Derfor bør effektivisering og tidsbesparelse være faktorer, du (og din chef) skal have for øje. Her kan digitale eventværktøjer være en stor hjælp. F.eks. tilmeldingssystemer. Men også andre værktøjer, som automatisering af indhentning af materiale fra dine udstillere og oplægsholdere. For ikke at tale om brugen af virtuelle platforme, som har det hele i én platform.

Men husk også at være kritisk, når du vælger eventplatforme og digitale eventværktøjer. Husk at kortlægge jeres behov og processer først. Og kig hele vejen rundt med hensyn til, hvordan I kan spare tid. Start overordnet og gå derefter mere ned i detaljen. Det er min klare anbefaling. Altså at I udforsker hvad de forskellige værktøjer kan sammenlignet med jeres krav inden I beslutter jer. Tilmeldingssystemer er eksempelvis ikke ens. Der er altid forskel på hvad de forskellige systemer indeholder – hvad de forskellige leverandører har lagt vægt på. Derfor start, som sagt, med at kortlægge jeres behov og processer. Og undersøg derefter de forskellige systemer.

Vil digitalisering og tidsbesparelse fratage dig dine opgaver og den gode kundekontakt?

Tidsoptimering og effektivisering har helt sikkert gennem tiden haft en negativ klang. At man kan være bange for ens job, når der tales effektivisering og digitalisering. Nogle eventarrangører er måske ligefrem bekymrede for at digitalisering kan fratage deres job. Ved at bruge eventværktøjer til at digitalisere de førhen manuelle opgaver. Men hele idéen med at bruge digitale eventværktøjer er at spare dig tid på administrative opgaver. For at du får mere tid til de værdiskabende opgaver.

Når vi taler kundekontakt, ja så er der nogle arrangører, der er bekymret for at den gode kontakt med kunderne (deltagere, udstillere og sponsorer) forsvinder. Eksempelvis, hvis du som messearrangør bruger et system, hvor udstillerne selv indleverer deres materiale og måske endda også bestiller standplads igennem. Hvad så med din kontakt med udstillerne, tænker du måske? Men hvorfor ikke se det som en kærkommen situation for at kvalificere din tid i stedet? Du kan jo stadig have de gode samtaler med dine kunder, men hvor du netop kan koncentrere dig om det, der virkelig giver værdi frem for (kedelige) rutineopgaver.

Hvordan sætter du fokus på dine deltageres tid?

Det er (jo) ikke kun din tid, der er vigtig. Selvfølgelig. Men også dine deltageres og dine udstilleres tid. Så hvordan kan du indtænke tid som en vigtig parameter for dem? For det første skal det selvfølgelig give mening for dem at bruge tid på netop din konference eller messe. Du skal derfor (selvsagt) planlægge en konference eller messe med størst mulighed for at give dem værdi. Så du skal sørge for at have værditilbuddet klart. Hvad får de ud af at deltage til netop din event? Med den stigende brug af virtuelle events, ja så skal du (nok) være endnu skarpere til at formidle værditilbuddet. Hvad enten du holder virtuel eller fysisk - eller hybride events. Og hvordan kan du effektivisere deres tid? Jo, for det første, hvis du ”blot” har ét eller to oplæg, ja så kan du jo godt holdes online, ikke? Det sparer dem tid. Og giver det god mening at holde fysiske events, så tænk over hvordan, du kan forbedre kommunikationen mellem dig og dem samt gøre registreringsprocessen lettere og tidsbesparende.

Hvordan sætter du fokus på dine udstilleres tid?

Har du udstillere, ja så kan du spare dem en del tid ved at automatisere processen, hvorved de afleverer deres materiale som logo og annoncetekst med videre. Og ligeledes med hensyn til dine oplægsholdere. Det betyder, at du skal gå væk fra e-mail kommunikation frem og tilbage med vedhæftede filer (og måske i forkerte formater). Og gå over til et system, der indhenter sådanne materiale fra udstillerne (og oplægsholderne). Det sparer nemlig ikke kun dig tid, men også dem. Specielt året efter med hensyn til udstillerne, hvor de blot skal verificere de indsendte oplysninger eller foretage let redigering.

Hvilke konkrete eksempler er der på tidsbesparelse med digital eventsystem?

Tilmeldingssystem: Drop indhentning af tilmeldinger via e-mails. Brug i stedet et tilmeldingssystem til at indhente tilmeldinger. Og vær kritisk med hensyn til hvad det ellers kan. Kan deltagerne afmelde sig via systemet? Og komme på venteliste, hvis der er begrænset pladser? Og undersøg hvad det ellers indeholder, så som opsætning af navneskilte, inddeling af deltagerne i teams med videre.

Navneskilte: Undersøg om du via tilmeldingssystemet kan opsætte og udskrive navneskilte med automatisk overførsel af felter som navn, firma og titel til navneskiltet. Hvor du selv definerer formatet på navneskiltet eller bruger de skabeloner, der er.

Virtuel eventplatform: Mange har opnået erfaring med at holde virtuelle events. Nogle bruger et system, mens andre stykker deres event sammen ud fra mange forskellige digitale værktøjer. Find et system, som har ”det hele” i én platform, så du ikke skal bruge tid og forskellige kvalifikationer til selv at sammenstykke en virtuel konference ud fra mange forskellige digitale værktøjer og platforme.

Beskedsystem: Alle skal sende beskeder ud til deres deltagere. Kig derfor efter, hvordan et eventsystem udsender beskeder. Hvilke former for beskeder (e-mail, push-beskeder og sms-beskeder)? Og kan de tidsstyres?

Indhentning af materiale fra udstillere og oplægsholdere: Find et system, der automatiserer indhentningen af materiale for dig. Hvor det er udstillerne (og oplægsholdere), der uploader deres informationer og materiale. Og hvor indholdet automatisk overføres til event app og virtuel eventplatform med videre. Det sparer både dig og dine udstillere tid. Med det samme og året efter!

Kopiering og redigering af indholdet: Der er meget tid at hente, hvis du bruger et system, hvor du kan kopiere og let redigere i allerede oprettede tilmeldingssites, event apps med videre. Hvor du danner dine egne skabeloner. Og hurtigere opretter indhold næste gang.