Der er uden tvivl både fordele og ulemper ved online events. Men ”alle” hungrer efter at kunne mødes fysisk igen. Det er bare noget andet. Både for planlæggere af konferencer og messer og for deltagere samt udstillere og sponsorer.

Nogle gange kan det betale sig for alle parter at holde og deltage i online events fremfor fysiske – både med hensyn til økonomien, tiden og ressourcer (mht. bæredygtighed). Mens andre gange skal eventsene holdes fysisk.

Men hvad så med de såkaldte hybride events? Hvor man både holder et fysisk event med deltagere onsite – fysisk - og et virtuelt event med deltagere bag deres computerskærm. Er de fremtidens mødeform? Det er der mange, der tror, inklusive undertegnede. Men hybride events stiller store krav til dig som arrangør og planlægger. De er ikke helt uden udfordringer. Men har naturligvis potentiale og fordele.

Hvilke fordele har hybride events?

Jamen, hybride events er jo opstået af et behov for at kunne invitere og samle så mange deltagere som muligt. På grund af de restriktioner, der har været for samling af antal deltagere til fysiske events. Og det giver en klar fordel. Også fremadrettet. At man kan samle så mange som muligt. Både fysisk og online.

Så fordelen for dig som arrangør er, at du har mulighed for at få endnu flere deltagere til din event, end hvis du kun holder det fysisk. For oftest (også før Corona) har der været begrænset antal pladser til konferencer. Og der er også deltagere, som simpelthen ikke kan komme den dag/de dage, du holder den fysiske event. Som ikke har mulighed for at tage en hel eller flere dage ud af kalenderen.

Hvis du tager penge for din konference, ja, så har du jo mulighed for at tjene endnu flere penge til hybride events, end hvis du er ”begrænset” af kun at holde fysisk event. I hvert fald i teorien. Men du skal måske indtænke differentieret billetpriser?

Og du må ej glemme muligheden for også at invitere nogle af oplægsholderne til at holde oplæg online. Hvis de f.eks. bor i et andet land, så kan de spare tid og du penge.

Hvilke udfordringer og ulemper har hybride events?

Selvom det på papiret måske kan se ud som om, at hybride events er fremtidens events, ja, så har de også nogle ulemper. Og den største er (vel nok), hvordan du som arrangør tilgodeser både dine fysiske deltagere og dine online deltagere.

Det har vist sig at være en større udfordring. For hvem skal man have mest fokus på? Deltagerne, der deltager fysisk. Eller deltagerne, der deltager virtuelt? Vel egentlig begge målgrupper, ville jeg mene. Men er det muligt? Udfordringen med hybride events er, at det kræver ekstra planlægning. Ja, du skal jo næsten planlægge at holde to forskellige slags events, som på en eller anden måde skal føles som ét. Hvordan er det muligt? Godt spørgsmål. Det er netop, det, der brygges på af mange for tiden.

Julius Solarius (event industry keynote speaker and author) fremsætter nogle gode input og overvejelser om hybride events i sin artikel fra d.2.november 2020: Questioning Whether the Future of Events Is Really Hybrid.

Her siger han bl.a. at mange eventspecialister ønsker at bringe deltagerne sammen til hybride events. At de fysiske deltagere skal kunne møde de virtuelle. Men det mener han ikke, at deltagerne selv ønsker. Men at de virtuelle deltagere mere ser eventen som virtuel, hvor de ønsker en god virtuel oplevelse med live præsentationer, og hvor de kan møde andre virtuelle deltagere. Men ikke dem, der møder fysisk. Hvorvidt det ”virkelig” er sådan, ved jeg ikke. Men det er en god pointe.

Det jeg tænker er centralt for hybride events er, at de virtuelle deltagere føler sig som en del af eventen. Det siger Julius også – at de virtuelle deltagere kan være bange for at de ikke får det samme ud af det som de fysiske deltagere. Og det gør de jo nok heller ikke helt. Men det er vigtigt at binde hele eventen sammen.

Hvordan kan du indtænke ”fællesskab” til hybride events?

Udover at du selvfølgelig skal sørge for god lyd og kamera, samt god netdækning, ja, så foreslår jeg, at du bruger eventværktøjer til at deltagerne kan stille spørgsmål og deltage i afstemninger på lige fod med de fysiske deltagere. Altså hvor spørgsmålene og svarene på afstemninger fødes ind i samme eventsystem og ses af alle. Hvad enten det er fysisk eller online.

Deltagerinvolvering og engagement har længe været på eventarrangørenes læber. Det er måske endnu vigtigere, når man holder online og hybride events. Så sidder man bag skærmen, skal man også have lov til at komme med sine spørgsmål og deltage i afstemninger, som de fysiske deltagere kan. Så man føler sig som en del af det samlet event.

Hvilke forskelle for dine fysiske og virtuelle deltagere skal du være opmærksom på?

Dine fysiske deltagere oplever selvfølgelig noget dine virtuelle deltagere ikke gør. De førstnævnte ”indsnuser” stemningen på en anden måde end dem bag skærmen. Og har du decideret underholdning, ja, så er det nok svært at opleve samme stemning virtuelt.

Måske kan du sende de virtuelle deltagere en lille ”konference-pakke” forud for konferencen. Det er der en del arrangører, der har gjort. Sådan som lidt godt til ganen. Og ja, faktisk også en t-shirt og navneskilt. Hvorvidt det virker som om deltagerne er en del af det ved at have navneskilt og t-shirt, ved jeg ikke. Men det at modtage ”noget” som en hygge-pakke, ja, det tror jeg er en god idé. Det er i hvert fald en sjov idé.

Skal du give noget forskelligt indhold til dine fysiske og virtuelle deltagere? Det er der nogle, der mener. Men der er bestemt andre, der synes at det ikke giver mening. For i så fald er det jo ikke hybridt. Så er det jo måske nærmere opdelt virtuel og opdelt fysisk. Eller hvad?

Men du kan med fordel være opmærksom på at give ”noget” til de virtuelle deltagere i pauserne, hvor de fysiske deltagere har kaffe og frokostpause. Her kan de virtuelle deltagere måske chatte med hinanden – mødes i såkaldte break-out rooms. Men husk blot, at de naturligvis også skal have deciderede pauser. 

Din tjekliste: 5 overvejelser ved planlægning af hybride events

1. Er det nødvendigt at holde et hybridt event? Eller skal vi enten kun holde et fysisk event? Eller kun virtuelt?

2. Hvordan planlægger vi et program, der tilgodeser at, vi holder et hybridt event? Både så det klapper rent teknisk, men også så det det giver god værdi til begge målgrupper?

3. Skal alt indhold være det samme for begge målgrupper? Eller skal noget af det være forskelligt?

4. Hvad skal vi gøre for at de virtuelle deltagere også føler sig som del af eventen? Hvordan sikrer vi at de indgår med spørgsmål og tager del i afstemninger på lige fod med de fysiske deltagere?

5. Skal de fysiske og virtuelle deltagere kunne chatte og mødes på tværs i det virtuelle rum? Eller skal netværksmulighederne og møderne være opdelt? Fysisk til fysisk og virtuel til virtuel?