Ved at matche deltagerne på forhånd - ud fra fælles interesser - via et digitalt matcmaking værktøj...

Matcher du deltagerne på forhånd ud fra fælles interesser, altså før din konference eller anden event, ja, så har du en god chance for at bidrage til relevante møder mellem dine deltagere. Fysisk som virtuelt. Og bruger du et digitalt værktøj til dette, ja, så sparer du en masse tid på ellers manuelle processer. Både med hensyn til rette matches, samt med hensyn til den endelige mødeplan (hvem skal mødes med hvem og hvornår).

Hvorfor skal du som arrangør af en konference eller andre events overhovedet beskæftige dig med at skabe møder mellem dine deltagere? Vel at mærke relevante møder?

Jo, det skal du fordi:

• Udover det faglige indhold, skal deltagerne have værdi for pengene - og deres tid
• Networking er et buzzword og helt central, når mennesker mødes under samme tag
• Som arrangør har du en unik mulighed for at skabe netværks - og forretningsforbindelser for dine deltagere
• De tilfælde kaffemøder i pauserne kan være hyggelige, men ingen garanti for at de er relevante for den enkelte

Hvor mange af os har ikke prøvet at deltage i en konference eller anden form for event med en masse mennesker, hvor det at netværke og mingle var noget akavet? Jeg har i hvert fald! Og nu er jeg ikke den generte type. Jeg tør godt at sige "hej-her-er-jeg" til en, som jeg ikke kender og få en small talk. Men alligevel føles det nogle gange påtaget og måske ligefrem halv beklemt. Det kender du sikkert godt, ikke?

Og hvad er det vi mennesker ofte gør, når vi er sammen med en masse mennesker? Vi går over til dem, som vi i forvejen kender. Fordi det føles betryggende og sikkert. Og bevares, det skal der også være plads til. Men hvordan møder vi så nye mennesker? Og hvis det kun er tilfældige møder, går vi så ikke glip af chancen for at møde andre, som er relavnte for os at mødes med? 

Tiltræk dine deltagere med tilbud om relevante møder

Du ønsker selvfølgelig at tiltrække deltagere til din konference. Og jeg gætter på at omdrejningspunktet er programmet. Altså det faglige program og gerne krydret med nogle inspirerende - og måske sjove - indlæg. Men hvad nu, hvis du også kunne tiltrække og "lokke" deltagere til ved at tilbyde dem relevante møder? Med muligheden for at de kan mødes med dem, de ønsker.

Hvis du giver dine deltagere muligheden for at mødes med de andre deltagere ved at planlægge møderne på forhånd, ja, så er der en god chance for at give dine deltagere ekstra værdi - og en ekstra god grund til at deltage - fysisk som virtuelt. 

Forestil dig at dine deltagere har deltaget i din konference og kommer ud derfra med 3-5 nye relevante kontakter. Så ikke nok med, at de er blevet beriget med faglige input, ja, så har du som arrangør faciliteret at deltagerne har fået gode kontakter til udvidelse af deres netværk og måske ligefrem til øget forretning. 

Men er det for alle at have møder med de andre?

Nej, ikke nødvendigvis alle. Men for mange. Men for ikke at "trække noget ned over hovedet på dine deltagere", kan du netop derfor tilbyde dine deltagere at mødes. Hvor det er frivilligt, om de ønsker at deltage i planlagte møder med andre til din konference.

Men er det et decideret netværksevent, ja, så giver det jo rigtig god mening at tilbyde planlagte og relevante møder. Så hele humlen er at vurdere de forskellige muligheder for møder - alt efter formål og set-up.

Møderne kan ske fysisk som virtuelt

Selv om det er svært at erstatte det fysiske møde mellem mennesker, ja, så kan vi ikke komme ud over, at online konferencer og online møder er kommet for at blive. Derfor er det også vigtigt at sige, at du godt kan facilitere og planlægge møderne for deltagerne - selv hvis de skal mødes online.

Når deltagerne deltager vtil din event irtuelt, så er det naturligvis endnu sværere for dem også at mødes med andre deltagere - bag skærmen. Mange har fået erfaring med at deltage virtuelt og i nogle tilfælde været med i de såkaldte break out rooms. Men også her er det oftest tilfældigt, hvem man mødes med. 

Så hvorfor ikke tilbyde dine virtuelle deltagere at mødes med de andre - ud fra fælles interesser - via et digitalt matchmaking værktøj? Så uanset om du har fysiske eller virtuelle deltagere kan du facilitere relevante møder.

5 trin til hvordan du planlægger møderne

1. Hvilke kriterier skal deltagerne matches ud fra?

Du skal som arrangør bestemme hvilke kategorier og interesser, som matcher dine deltagere bedst. Altså hvilke kriterier de skal matches på. Det kan eksempelvis være forretningsområder og mere specifikke interessefelter.

- Typisk har du 2 - 3 forskellige områder, hvorfra de har 3-5 valgmuligheder at vælge imellem inden for hvert område.

2. Er møderne frivillige eller en naturlig del af dit koncept?

Du skal beslutte dig til om møderne er frivillige - altså som et réelt frivilligt tilbud til deltagerne - eller om de skal mødes med andre.

- hvis det nu f.eks. er et netværksevent, så giver det god mening, at de skal udfylde en match-profil. Men holder du en faglig konference, ja, så kan du med fordel tilbyde dine deltagere at mødes med de andre - via online matchmaking. For husk, der er også nogle, der bare ønsker at deltage lidt anonymt. Mens andre meget gerne vil mødes med andre, for hvem de måske kan skabe forretning sammen med.

3. Skal deltagerne selv søge i matchprofilerne?

Når deltagerne tilmelder sig din konference, vil de via tilmeldingssitet, typisk få muligheden for at oprette en matchmaking profil. Når der er tilpas med profiler i databasen, kan matchene foretages. Spørgsmålet du skal stille dig selv, er om deltagerne selv skal lede i den opståede database af online matchprofiler? Eller om de skal modtage forslag til relevante møder - ud fra matchmaking systemet?

- her kan du overveje hvad du synes virker mest naturlig og logisk. Tanken bag automatiske forslag, er at der kan være mange profiler at lede igennem . Og at det derfor kan være ganske smart at deltageren blot modtager beskeder fra systemet med relevante forslag til møder. Men det er en smagssag. Nogle foretrækker måske selv at lede...Men du kan faktisk også kombinere mulighederne. Giv dem først nogle forslag ned i deres indbakke, og derefter åbner du op for at de kan lede efter flere muligheder.

4. Skal møderne planlægges med en tidsplan? Eller er det op til deltagerne selv, at aftale hvordan og hvornår?

Du bestemmer selv om dit matchmaking system skal foretage den endelige mødeplan - med navne på dem, de skal mødes med, hvor og hvornår. Eller om deltagerne selv skal aftale at mødes - efter at de er blevet matchet og har godkendt møderne.

- og skal møderne foregå virtuelt, ja, så kan det enten være op til deltagerne selv at bestemme hvornår møderne skal foregå via Teams eller Zoom, eller hvad de nu bruger. Eller om møderne skal faciliteres via jeres virtuelle eventplatform med video-møder.

5. Hvor længe skal møderne varer, synes du?

Hvis du ønsker en komplet mødeplan til dine deltagere, hvor de ved hvem de skal mødes med og hvornår, skal du vurdere hvor længe møderne skal vare. Er det 15, 20 eller 30 minutter? Samt du skal bestemme hvornår møderne skal foregå - er det f.eks. mellem kl 14-16.00 på din konference? Lad os sige, at du stiller 2 timer til rådighed og sætter 15 minutter til hvert møde. Ja, så kan deltagerne have møde med 8 forskellige i de to timer. Vel at mærke, hvis der er 8 deltagere, som de har planlagt at mødes med.